Como se preparar para as principais mudanças do e-social? Entenda:

Antes mesmo de entender as mudanças do e-Social, é fundamental aos empresários compreender o que ele é. O e-Social é o nome pelo qual é chamado o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, criado pelo governo federal em 2014.

Trata-se de um portal eletrônico que unifica o envio, pelo empregador, de informações que dizem respeito ao trabalhador. O que antes era feito por meio de papéis para diversos órgãos agora será repassado de maneira mais moderna e com mais segurança.

Participam do e-Social a Caixa Econômica Federal (CEF), a Receita Federal do Brasil (RFB), o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência Social (MPS) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

O e-Social será obrigatório a partir de janeiro de 2018 para empresas que, no ano de 2016, faturaram mais de 78 milhões de reais. Já as demais organizações passam a se enquadrar no programa a partir de julho do mesmo ano.

Desde agosto deste ano, já está liberado o acesso para teste a todas as empresas do País. É uma oportunidade para ir se acostumando com os processos antes de se tornarem obrigatórios. O governo estipula que a nova medida impactará cerca de 8 milhões de empresas e mais de 40 milhões de trabalhadores.

Para os empregadores domésticos, desde o mês de outubro de 2015 há uma extensão do e-Social que unifica os tributos e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) dos trabalhadores do lar.

Benefícios e regras do e-Social

Como falamos, as mudanças do e-Social evitam que seja necessário enviar a mesma informação para mais de um órgão do governo, o que pode ocasionar duplicidade e/ou registro de informações divergentes.

O novo sistema concentra as informações acerca do trabalhador e faz o repasse para as entidades necessárias. Ou seja, um procedimento mais simples, prático e seguro.

Para evitar penalidades com o repasse de informação, é importante frisar que os prazos devem ser respeitados. Todas as mudanças precisam ser informadas assim que ocorrerem, como admissões e demissões.

Além disso, alterações na folha de pagamento, jornadas de trabalho e salariais precisam ser lançadas na plataforma assim que ocorrerem.

Principais mudanças do e-Social

É importante salientar que o e-Social não altera nenhuma legislação trabalhista em vigor, nem acrescenta novas informações. O que muda é a maneira como será feito o envio das informações sobre os colaboradores das empresas para os órgãos governamentais.

Além de modernizar e agilizar o envio dos dados por meio do sistema automatizado, a fiscalização também vai ser feita de maneira mais eficiente. Com a implementação do e-Social, o processo de vistoria e validação acontecerá automaticamente.

Após as alterações do e-Social, 15 prestações de informações ao governo serão substituídas por uma guia única. São elas:

Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Livro de Registro de Empregados (LRE)
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
Comunicação de Dispensa (CD)
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
Folha de pagamento
Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
Guia da Previdência Social (GPS)

Com isso, algumas guias que, até então, eram necessárias, deverão ser extintas, como é o caso da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), que passará a ser desvinculada da declaração mensal.

Em contrapartida, entrará em vigor o Registro de Eventos Trabalhistas (RET), que basicamente funcionará como um histórico de vida do funcionário. Nele, constarão dados de admissão, férias, mudanças de cargo, licenças e demais eventos.

Já para as empresas que não possuem empregados registrados no RET, será emitida uma declaração inicial sem movimento. Para fins legais, continuarão válidas todas as sanções previstas na CLT e na Lei 8.212/1991.

Como se preparar para o e-Social

Para não gerar transtornos na sua empresa e tirar proveito dos benefícios trazidos com o e-Social, a primeira etapa é preparar a equipe que ficará responsável por lançar os dados no sistema.

Dessa forma, é importante fazer a adesão antes que se torne obrigatória, para dar tempo de as pessoas se familiarizarem com os processos, entenderem os prazos e adequarem a rotina da empresa em prol disso.

Como o sistema fará a verificação dos dados lançados e, posteriormente, a receita enviará um número de protocolo validando o envio, é muito importante que as informações sejam enviadas corretamente para não ter problemas com a receita.

Então, procure informar os trabalhadores responsáveis pela contabilidade e recursos humanos sobre a novidade. Assim, eles terão tempo para buscar informações e entender corretamente os processos.

Por outro lado, se você mesmo ficará responsável por lidar com essa tarefa, é fundamental que também se acostume com o sistema o quanto antes, para evitar se sobrecarregar com demandas de última hora.

É importante destacar que o empresário e seu contador precisam estar alinhados e organizados com as mudanças do e-Social, já que não poderão mais admitir um funcionário sem a documentação completa e correta.